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Cómo optimizar tu tiempo dentro y fuera de la oficina

24 de Abril de 2014.

No son pocos los días en los que tenemos las sensación de necesitar jornadas de 25 horas para poder cumplir con todas las obligaciones que nuestro trabajo nos impone. Listas de tareas interminables, reuniones, informes, un almuerzo con un cliente… el tiempo es oro y, en especial, si eres un autónomo o un emprendedor, ya que eres tú el responsable final de la correcta optimización de tu tiempo y de marcar tus propios límites.

Por ello, y antes de vernos superados por una avalancha de tareas pendientes y cuestiones a medio resolver que, en muchos casos, nos llevan a grandes pérdidas de tiempo o situaciones de bloqueo, es importante aprender a aplicar algunas técnicas que nos ayuden a mejorar nuestra productividad y a un mejor aprovechamiento de nuestro tiempo y nuestros recursos.

No importa cuál sea tu sector de actividad o los trabajos a desempeñar. Adquirir ciertos hábitos a la hora de sentarnos frente al ordenador o nuestra mesa de trabajo puede ahorrarnos tiempo y dinero, pero también disgustos y agobios. La gran mayoría de las recomendaciones que veremos más abajo son, además, “mi pan de cada día”, pequeños trucos que, personalmente, me ayudan a organizar mis jornadas de trabajo, permitiéndome llevar a cabo diferentes tareas y proyectos sin perder el control de ninguno de ellos.
Cuestión de priorizar tareas

Como en la gran mayoría de las actividades, existen tareas rutinarias y tareas o proyectos puntuales que necesitan de una dedicación más intensa. Además, no son pocas las situaciones en las que debemos interrumpir lo que estamos haciendo para atender a otra cuestión “urgente”, pero ¿es de verdad importante?

Antes de comenzar tu jornada laboral, establece la lista de tareas que deberás realizar ese día. Distingue entre las tareas rutinarias, que debes realizar a diario, y a valora cuál es el mejor momento del día para realizarlas.

En cuanto a las tareas que requieren de una mayor dedicación, establece un orden de prioridades, ya sea por fecha de entrega o por la cantidad de tiempo y esfuerzo que necesitarás para desarrollarlas, y llévalas a cabo en el momento del día en el que más activo y despejado estés.

Un calendario realista es tu mejor aliado

Fija fechas de entrega… ¡y cúmplelas! Esto te ayudará a no procrastinar y evitar dejar colgados tus proyectos a medias. No obstante, debes ser realista y adaptar el volumen de trabajo y los plazos establecidos a tus capacidades reales, así como dejar un margen de tiempo para posibles imprevistos.

Además, debes intentar ser equilibrado con el uso de tu tiempo: intenta concentrarte al 100% en una determinada tarea durante un periodo de tiempo, pero no olvides tomar un descanso de vez en cuando. Tú mismo puedes marcarte pequeños incentivos para ayudarte en ello.
Pon la tecnología al servicio de la productividad

Cada vez son más los dispositivos y nuevas tecnologías que podemos poner al servicio de nuestra productividad. Haciendo un correcto uso de ellos (evitando consultar nuestros servicios de mensajería instantánea o redes sociales si no es estrictamente necesario), podemos llegar a aumentar nuestra productividad y hacer mucho más sencillo nuestro día a día de forma impensable hasta hace sólo unos años.

Usa un equipo adaptado a tus necesidades. Si vas a pasarte 8 horas delante de un ordenador, éste debe responder correctamente a los requerimientos de tu actividad. Por ello, es necesario que cuentes tanto con un equipo con la capacidad adecuada como con el software apropiado.

Productividad con HP Officejet Pro

Los periféricos son otro de los detalles que solemos descuidar, pero que, en ocasiones, juegan un papel fundamental para desarrollar nuestra actividad. Presta atención a tu impresora, en especial si necesitas presentar tus trabajos o propuestas en formato papel a tus clientes o colaboradores, ya que una mala calidad de impresión puede restar credibilidad a tus aptitudes. Además, si imprimes con regularidad, una mala elección puede hacerte incurrir en costes innecesarios.

En éste sentido, y entre la oferta que encontramos en el mercado, destaca la gama de impresoras que HP ha desarrollado especialmente para PYMES y autónomos. Las impresoras HP Officejet Pro nos permiten obtener la calidad profesional del láser con un coste por página hasta un 50% inferior. Pero además de costes, podemos ahorrar mucho tiempo gracias a que posee una de las velocidades de impresión más altas del mercado en dispositivos de su gama.

Además de ser multifunción (impresión, escaneo, fotocopiadora), podremos imprimir desde nuestro smartphone o tablet o crear una red con todas nuestras impresoras con una misma herramienta. Si no sabes cuál qué modelo es el más adecuado para tu negocio, puedes usar el Selector de Impresoras para saber cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades. Son muchas las pequeñas y medianas empresas como la tuya que ya la han probado.

Pero no sólo de ordenadores e impresoras vive el emprendedor moderno. A día de hoy, y en especial si eres de los que pasan media vida fuera de la oficina pero necesitas tener a mano todos tus documentos o estar continuamente conectado, una tablet o un smartphone son elementos obligados.

La elección de uno u otro (o de ambos) deberá ir en función de la utilidad real que le vayas a dar y de las capacidades que necesitarás para el desarrollo de tu trabajo fuera de la oficina. Recuerda que la oferta de éste tipo de dispositivos es cada vez mayor y que su precio cada vez más asequible. Invertir en ti como emprendedor es invertir en el futuro de tu empresa o negocio.

Fuente: www.infoautonomos.com

 

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